XRechnung an Behörden: OZG-RE, ZRE und die Leitweg-ID
Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, braucht XRechnung, eine Leitweg-ID und den richtigen Einreichungsweg. Welches Portal wofür zuständig ist.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber laufen anders als im Geschäft zwischen Unternehmen. Drei Dinge müssen stimmen: das Format, die Leitweg-ID und der Einreichungsweg. Fehlt eines davon, wird die Rechnung abgewiesen — und zwar meist automatisch, ohne dass ein Mensch sie ansieht.
Das Format: XRechnung
Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung. ZUGFeRD wird von einigen Stellen akzeptiert, aber nicht flächendeckend — im Zweifel ist XRechnung der sichere Weg.
Der Unterschied zwischen beiden Formaten steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Adressierungskennung des Empfängers — vergleichbar mit einer Postanschrift innerhalb der Verwaltung. Ohne sie weiß das Rechnungseingangsportal nicht, an welche Stelle die Rechnung weitergeleitet werden soll, und weist sie zurück.
Woher du sie bekommst: vom Auftraggeber. Sie steht in der Regel bereits in der Bestellung, im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Wenn nicht, frag danach, bevor du die Rechnung schreibst — nachträglich einfügen bedeutet stornieren und neu ausstellen.
Aufgebaut ist sie aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung und einer
Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Im XML steht sie im Feld
BT-10 (Buyer reference). Aufbau, Herkunft und die Folgen einer falschen
Angabe stehen ausführlich unter Leitweg-ID.
Welches Portal für wen
Der Einreichungsweg hängt davon ab, wer der Auftraggeber ist. Das ist die Stelle, an der die meiste Verwirrung entsteht.
| Auftraggeber | Portal |
|---|---|
| Unmittelbare Bundesverwaltung | ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes |
| Mittelbare Bundesverwaltung und angeschlossene Länder | OZG-RE — OZG-Rechnungseingangsplattform |
| Länder und Kommunen | eigene Landesportale, je nach Bundesland unterschiedlich |
Welches der beiden Bundesportale zuständig ist, sagt dir der Auftraggeber. Die Leitweg-ID allein verrät es nicht zuverlässig.
Für Länder und Kommunen gibt es keine einheitliche Lösung: Manche Bundesländer sind an OZG-RE angeschlossen, andere betreiben ein eigenes Portal, manche Kommunen nehmen Rechnungen weiterhin per E-Mail entgegen. Frag im Zweifel beim Auftraggeber nach.
Die Einreichungswege
Beide Bundesportale bieten mehrere Wege an:
- Weberfassung — die Rechnung im Browser eintippen. Für Einzelfälle brauchbar, bei mehreren Rechnungen im Monat mühsam.
- Upload — eine fertige XRechnung-Datei hochladen. Der übliche Weg für kleine und mittlere Anbieter.
- E-Mail — an eine portalspezifische Adresse, die Datei im Anhang.
- Peppol — automatisierte Übertragung über das europäische Netzwerk, ohne Portal. Lohnt sich ab regelmäßigem Rechnungsaufkommen.
Für die Weberfassung und den Upload brauchst du ein Konto beim jeweiligen Portal. Das legst du einmal an; die Zugangsdaten verwaltest du dort, nicht in deiner Rechnungssoftware.
Warum Rechnungen abgewiesen werden
Die häufigsten Gründe, in dieser Reihenfolge:
- Leitweg-ID fehlt oder ist falsch. Mit Abstand der häufigste Fall.
- Formatfehler im XML. Die Portale prüfen gegen die offiziellen KoSIT-Regeln. Eine Datei, die dort durchfällt, wird nicht angenommen.
- Falsches Portal. An ZRE geschickt, was zu OZG-RE gehört — oder umgekehrt.
- Pflichtfelder unvollständig. Häufig fehlen Zahlungsbedingungen oder die Bankverbindung.
Punkt 2 kannst du vorher ausschließen: Unser kostenloser Prüfer validiert gegen dieselben KoSIT-Regeln, die auch die Portale einsetzen, und nennt jeden Verstoß im Klartext samt Regelnummer.
Was zu tun ist
- Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen, bevor die Rechnung geschrieben wird
- XRechnung erzeugen, nicht PDF
- Vor dem Einreichen prüfen lassen
- Zuständiges Portal beim Auftraggeber erfragen
- Die eingereichte Datei im Original aufbewahren — acht Jahre, unverändert
Faktigo hinterlegt die Leitweg-ID beim jeweiligen Kunden, sodass sie bei jeder Rechnung an diese Stelle automatisch mitgeschrieben wird, und erzeugt die XRechnung KoSIT-konform.
Grundlagen und Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: August 2026.