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E-Rechnung: Pflichten, Fristen und Formate im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Was ab 2027 und 2028 zusätzlich gilt.

Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsmusik mehr, sondern seit dem 1. Januar 2025 geltendes Recht. Viele Selbstständige haben das bislang verpasst — verständlicherweise, denn die Berichterstattung drehte sich fast ausschließlich um die Pflicht zum Ausstellen. Die greift erst später. Die Pflicht zum Empfangen gilt schon heute, und zwar für alle.

Dieser Leitfaden ordnet die Fristen, erklärt die Formate und sagt dir, was du konkret tun musst — ohne Paragrafendeutsch.

Das Wichtigste zuerst

Drei Sätze, die den Großteil der Verwirrung auflösen:

  1. Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 — ausnahmslos jedes Unternehmen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
  2. Ausstellen musst du sie erst ab 2027 beziehungsweise 2028, gestaffelt nach Vorjahresumsatz.
  3. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Das ist der häufigste Irrtum.

Was eine E-Rechnung rechtlich ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Entscheidend ist die maschinelle Auswertbarkeit. Ein PDF ist ein Bild von einer Rechnung — ein Mensch kann es lesen, eine Software nicht zuverlässig auswerten. Deshalb zählt ein per E-Mail verschicktes PDF nicht als E-Rechnung, auch wenn es digital ist. Papier und PDF heißen im Gesetz „sonstige Rechnungen”.

Die beiden zulässigen Formate

FormatAufbauTypischer Einsatz
XRechnungreines XMLRechnungen an öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil ≥ EN 16931)PDF/A-3 mit eingebettetem XMLRechnungen zwischen Unternehmen

ZUGFeRD ist für den Einstieg oft angenehmer: Die Datei sieht aus wie ein gewohntes PDF und lässt sich ganz normal ansehen — im Inneren steckt aber zusätzlich der strukturierte Datensatz, den die Software deines Kunden ausliest. Aufbau, Profile und woran du eine echte erkennst, steht unter ZUGFeRD-Rechnung.

Fakturierst du an Behörden, kommen zwei Dinge hinzu: XRechnung als Format und eine Leitweg-ID zur Adressierung. Welches Portal wofür zuständig ist, steht unter XRechnung an Behörden.

Die Fristen im Detail

Seit 01.01.2025 — Empfangspflicht für alle

Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Es genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. Die Praxis ist allerdings unbequemer als die Theorie: Du musst die Rechnung nicht nur entgegennehmen, sondern auch GoBD-konform archivieren — unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Originalformat.

Das XML wegzuwerfen und nur einen Ausdruck abzuheften genügt ausdrücklich nicht.

Für diese Stufe gibt es keine Übergangsregelung und keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Wer heute keine E-Rechnung annehmen kann, ist bereits säumig.

Ab 01.01.2027 — Ausstellungspflicht ab 800.000 € Umsatz

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.

Ab 01.01.2028 — Ausstellungspflicht für alle übrigen

Danach gilt die Ausstellungspflicht im B2B-Bereich flächendeckend, unabhängig vom Umsatz.

Was für Kleinunternehmer gilt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen strukturierter E-Rechnungen befreit. Papier und PDF bleiben für sie zulässig.

Von der Empfangspflicht sind sie jedoch nicht ausgenommen. Auch als Kleinunternehmer musst du eingehende E-Rechnungen annehmen, verarbeiten und GoBD-konform aufbewahren.

Diese Asymmetrie ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen — und der Grund, warum „Ich bin doch Kleinunternehmer” kein Freibrief ist.

Aufbewahrung: acht Jahre

Rechnungen unterliegen nach § 147 AO einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, gültig seit 2025). Für Bücher und Abschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre.

Bei einer E-Rechnung heißt das: Der strukturierte Datensatz ist aufbewahrungspflichtig, nicht die optische Darstellung. Wer nur den Ausdruck behält, erfüllt die Pflicht nicht.

Was du jetzt tun solltest

  1. Empfang sicherstellen. Eine Adresse, die zuverlässig erreichbar ist und überwacht wird — kein Postfach, in das niemand schaut.
  2. Archivierung klären. Kann dein System XML unveränderbar und im Originalformat über acht Jahre ablegen? Ein Ordner auf dem Schreibtisch-PC erfüllt das nicht.
  3. Formate testen. Lass dir von einem Kunden oder Lieferanten eine XRechnung schicken und prüfe, ob deine Software sie sauber einliest.
  4. Ausstellung vorbereiten. Auch wenn deine Frist erst 2027 oder 2028 greift: Wer früher umstellt, hat den Umstieg hinter sich, bevor es eilt.

Wie Faktigo das abdeckt

Faktigo empfängt XRechnung und ZUGFeRD, prüft sie gegen EN 16931 und archiviert den strukturierten Datensatz GoBD-konform im Originalformat — inklusive der achtjährigen Aufbewahrung.

Das Ausstellen ist ebenfalls enthalten, in XRechnung, ZUGFeRD und als hybrides PDF/A-3. Jede Rechnung läuft vor dem Versand durch den offiziellen KoSIT-Validator; besteht sie die Prüfung nicht, geht sie nicht hinaus. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung wird die Leitweg-ID gesetzt — ohne sie weist der Empfänger die Rechnung zurück, auch wenn sie sonst fehlerfrei ist. Was wann versendet wurde, hält ein Protokoll am Beleg fest; das ist nach GoBD nötig, weil sich das erzeugte XML später nicht reproduzieren lässt.

Senden und Empfangen sind in jedem Tarif enthalten, auch im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif. Beides ist gesetzliche Pflicht — Empfangen seit 2025, Ausstellen ab 2027 beziehungsweise 2028. Eine Pflicht hinter eine Bezahlschranke zu legen, halten wir für den falschen Weg. Wo die anderen Anbieter diese Grenze ziehen, steht in den Gegenüberstellungen — mit Quelle und Erhebungsdatum.

Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu deinem konkreten Fall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.

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