E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was 2026 wirklich Pflicht ist
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen und archivieren aber sehr wohl, und zwar seit 2025.
„Als Kleinunternehmer betrifft mich die E-Rechnung nicht.” Dieser Satz ist halb richtig — und die falsche Hälfte kann teuer werden.
Richtig ist: Von der Pflicht, strukturierte E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG befreit. Falsch ist die Schlussfolgerung, das Thema sei damit erledigt.
Die Unterscheidung, auf die es ankommt
| Kleinunternehmer § 19 UStG | |
|---|---|
| E-Rechnungen ausstellen | nicht verpflichtet — Papier und PDF bleiben zulässig |
| E-Rechnungen empfangen | verpflichtet, seit 01.01.2025 |
| E-Rechnungen archivieren | verpflichtet, GoBD-konform, 8 Jahre, im Originalformat |
Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine Kleinunternehmer-Ausnahme und keine Übergangsfrist.
Warum das praktisch relevant ist
Deine Lieferanten und Auftraggeber unterliegen eigenen Fristen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen — ab 2028 alle übrigen.
Das heißt: Auch wenn du selbst weiterhin PDFs verschicken darfst, wirst du zunehmend XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien bekommen. Und die musst du verarbeiten und aufbewahren können.
Wer eine eingehende XRechnung nicht korrekt archiviert, riskiert bei einer Betriebsprüfung Beanstandungen — unabhängig davon, ob er selbst ausstellungspflichtig ist.
Was „archivieren” konkret bedeutet
Der häufigste Fehler: Die XRechnung wird geöffnet, ausgedruckt oder als PDF exportiert, abgeheftet — und die XML-Datei verschwindet im E-Mail-Papierkorb.
Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz selbst, also die XML-Datei beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF mit dem eingebetteten XML. Die Anforderungen:
- unveränderbar — nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder protokolliert sein
- im Originalformat — nicht als Ausdruck, nicht als Screenshot
- acht Jahre verfügbar und lesbar (§ 147 AO, verkürzt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz)
- maschinell auswertbar während der gesamten Frist
Ein Ordner auf dem Schreibtisch-PC erfüllt das in der Regel nicht — dort lässt sich jede Datei jederzeit überschreiben.
Der Hinweis auf der Rechnung
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und musst auf der Rechnung auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen, etwa:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Dieser Hinweis bleibt Pflicht, unabhängig vom Rechnungsformat.
Was zu tun ist
- Empfangsweg festlegen und tatsächlich überwachen.
- Archivierung prüfen — kann dein System XML unveränderbar über acht Jahre halten?
- Einmal durchspielen. Lass dir eine XRechnung schicken und sieh nach, ob du sie öffnen, prüfen und revisionssicher ablegen kannst.
Mehr zu Fristen und Formaten steht im Überblick zur E-Rechnung.
Faktigo empfängt XRechnung und ZUGFeRD, validiert sie gegen EN 16931 und legt den Originaldatensatz GoBD-konform ab — und stellt beide Formate auch aus, falls ein Auftraggeber die E-Rechnung schon vor deiner eigenen Frist verlangt. Beides ist im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif enthalten.
Wo die Umsatzgrenzen des § 19 UStG genau liegen und was beim Überschreiten passiert, steht im Überblick zur Kleinunternehmerregelung.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.